Comment automatiser la gestion de vos leads entrants avec n8n

Chaque lead entrant représente une opportunité. Et chaque minute perdue à le traiter manuellement, c'est une minute de moins sur votre vrai travail. Ce guide détaille la construction d'un workflow n8n complet qui prend en charge vos leads de A à Z, sans intervention manuelle.

À la fin de cet article, vous aurez un système qui : récupère les leads depuis Typeform, les enregistre dans HubSpot, envoie un email de bienvenue personnalisé par Claude AI, et relance automatiquement les prospects qui n'ont pas répondu sous 72h.

Pourquoi automatiser ses leads ? Le calcul rapide

Imaginons que vous receviez 8 leads par semaine. Chaque lead vous prend 15 minutes à traiter manuellement : copier dans le CRM, écrire l'email de bienvenue, créer le rappel dans votre agenda. Cela fait 2 heures par semaine, soit 8 heures par mois sur une tâche à faible valeur ajoutée.

Avec ce workflow, ces 8 heures tombent à zéro. Le workflow se charge de tout, et il le fait mieux que vous : il ne procrastine pas, il n'oublie pas les relances, et il adapte l'email de bienvenue au contexte de chaque prospect grâce à l'IA.

L'architecture du workflow

Voici les 6 étapes de le workflow :

1. Déclencheur : nouveau formulaire soumis sur Typeform
2. Création contact : ajout automatique dans HubSpot CRM
3. Génération email : Claude AI rédige un email personnalisé selon les réponses du formulaire
4. Envoi email : l'email part immédiatement via Gmail
5. Attente 72h : le workflow fait une pause
6. Vérification : si pas de réponse, envoi d'une relance douce

Étape 1 - Configurer le déclencheur Typeform

Dans n8n, créez un nouveau workflow. Ajoutez un noeud Typeform Trigger. Connectez votre compte Typeform via OAuth, sélectionnez le formulaire concerné.

Testez en soumettant une réponse de test dans Typeform, n8n capturera les données et vous montrera la structure JSON. Notez les noms des champs : vous en aurez besoin pour les étapes suivantes.

// Exemple de données reçues depuis Typeform
{
  "form_response": {
    "answers": [
      { "field": { "ref": "name" }, "text": "Marie Laurent" },
      { "field": { "ref": "email" }, "email": "marie@exemple.fr" },
      { "field": { "ref": "company" }, "text": "Studio Créatif" },
      { "field": { "ref": "challenge" }, "text": "Je passe trop de temps sur la gestion admin" }
    ]
  }
}

Étape 2 - Créer le contact dans HubSpot

Ajoutez un noeud HubSpot après le déclencheur. Choisissez l'action Create/Update Contact. Mappez les champs :

• Email → {{ $json.form_response.answers[1].email }}
• First Name → premier mot de la réponse "name"
• Company → réponse "company"
• Lead Source → valeur fixe : "Typeform"

Activez l'option "Update if exists" pour éviter les doublons si le même prospect soumet le formulaire deux fois.

Étape 3 - Générer l'email avec Claude AI

C'est ici que le workflow passe au niveau supérieur. Au lieu d'envoyer un email générique, Claude reçoit les données du formulaire et rédige un email personnalisé à la volée.

Ajoutez un noeud HTTP Request configuré pour l'API Anthropic :

// Configuration du noeud HTTP Request
URL: https://api.anthropic.com/v1/messages
Method: POST
Headers:
  x-api-key: {{ $env.ANTHROPIC_API_KEY }}
  anthropic-version: 2023-06-01
  content-type: application/json

Body:
{
  "model": "claude-3-haiku-20240307",
  "max_tokens": 300,
  "messages": [{
    "role": "user",
    "content": "Expert en automatisation. Rédige un email de bienvenue chaleureux et professionnel (max 150 mots) pour {{ $('Typeform').item.json.form_response.answers[0].text }} de {{ $('Typeform').item.json.form_response.answers[2].text }}. Leur défi principal est : {{ $('Typeform').item.json.form_response.answers[3].text }}. Mentionner un rappel sous 24h. Signe 'L'équipe Automatyk'. Pas de formule de politesse générique."
  }]
}

Claude va générer un email différent pour chaque prospect, adapté à son contexte. Bien plus efficace qu'un template figé.

Étape 4 - Envoyer l'email

Ajoutez un noeud Gmail (ou Send Email si vous utilisez SMTP). Configurez :

• To : email du prospect depuis Typeform
• Subject : "Merci {{ prénom }}, on s'occupe de vous"
• Body : {{ $json.content[0].text }} (la réponse de Claude)
• From : votre adresse professionnelle

Activez le workflow et testez avec un vrai formulaire. Vérifiez que l'email arrive, qu'il est correctement personnalisé et qu'il s'affiche bien sur mobile.

Étape 5 - Ajouter la relance automatique

Pour les relances, ajoutez le noeud Wait de n8n (disponible en version 1.0+). Il met le workflow en pause pendant 72 heures, puis continue.

Après le Wait, ajoutez un noeud HubSpot pour vérifier si le contact a été marqué comme "répondu" dans le CRM. Si non, envoyez un second email plus court avec Claude :

// Prompt de relance plus court
"Rédige une relance courte et naturelle (max 60 mots) pour {{ prénom }}.
Rappelle brièvement l'échange précédent.
Propose un créneau d'appel de 20 minutes cette semaine.
Ton professionnel et direct."

Ce que vous gagnez concrètement

Avec ce workflow en place, chaque nouveau lead est traité en moins de 30 secondes, 24h/24, 7j/7. Aucun oubli possible, aucune variation de qualité selon votre humeur du moment.

Sur un volume de 8 leads/semaine, vous récupérez entre 6 et 8 heures par mois. Et votre taux de réponse augmente, parce que l'email est personnalisé et arrive immédiatement après la soumission, quand l'intérêt du prospect est au maximum.

Conclusion

Ce workflow est l'un des plus rentables à mettre en place pour un entrepreneur ou un freelance. Il est relativement simple à construire (2 à 3 heures pour un débutant), et son impact est immédiat et mesurable.

Si vous préférez ne pas construire ce workflow vous-même, ou si votre situation est plus complexe, Automatyk peut s'en charger. L'offre Starter (490€) couvre exactement ce type de workflow, clé en main, livré et documenté sous 5 jours.